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做好RPA采購的關鍵是需求梳理

欄目: 實務操作(探討),電子報 時間:2019-07-15 18:46:18 發布:管理員 分享到:
【摘要】

RPA選購指南】

做好RPA采購的關鍵是需求梳理

■ 王笑蕾

近年來,大家常常會說“未來已來”。這里的“未來”指的就是人工智能。隨著越來越多的金融企業向科技化、數字化轉型,作為人工智能的入門級應用——RPA,就顯得尤為重要,而如何采購適合自身企業的RPA也就更加重要。

RPA行業介紹

什么是RPA?它的全稱是Robotic Process Automation,翻譯過來就是“機器人流程自動化”。而這里的機器人并非傳統意義上的實物機器人,而是一種應用軟件工具,一般由控制中心、設計器機器人和運行機器人三部分組成。控制中心顧名思義就是對設計器和運行機器人進行管理與控制的平臺,主要負責將工作任務分配給運行機器人并對其進行監控管理。設計器類似于編輯操作平臺,主要負責設計搭建,就是將業務規則通過設計器傳送給控制中心。而運行機器人就是負責“干活兒”的,它的主要作用是對業務進行部署和實施。

如果說傳統的實物機器人取代的是體力勞動者,那么RPA取代的則是腦力勞動者。當然并不是所有腦力勞動者,而是那些具有清晰工作規則、大量重復性的工作。RPA最大的優點就在于只要業務規則沒有錯,它就永遠不會犯錯,并且可以不間斷地工作。據說1個機器人大約相當于2-5名工作人員,這樣一來就可以減少人工錯誤,大大提高工作效率,并且提升人工價值,最終達到降低企業運營成本的目的。

據預測,到2025年,RPA在市場上的應用可以達到80%,就目前RPA國際國內供給市場來看,呈現出國際品牌市場占有率大,國內品牌發展勢頭迅猛的特點。而無論是國際品牌還是國內品牌,在業務合作模式方面,均離不開頂層設計服務的咨詢機構,系統集成服務商以及RPA產品的生產提供商,這些不同角色之間相互促進相互合作,為RPA行業提供更為積極有效的良性發展動力。同時他們的報價模式基本包含產品與業務實施兩塊內容,而產品一般購買軟件的license,業務實施則根據評估的工作量按照人/天或者人/月進行報價。

在業務實施層面,RPA建設主要分為評估篩選與業務實施兩個主要階段。第一階段需要強有力的咨詢評估團隊對目標客戶的業務流程進行適配性選型,確保業務符合RPA大量復雜的具有固定規則的屬性;第二階段則是根據評估的情況進行方案設計與輸出。這兩個階段并非是孤立的,而是相互協作相互影響的。

采購如何助力企業數字化轉型

既然金融行業進行科技化、數字化轉型是目前以及未來的趨勢,并且人工智能也是科技發展的一個目標,采購作為實現人工智能初級應用RPA的第一關,尤為關鍵。在筆者參加的剛剛結束的業務流程自動化采購項目中,有8家供應商涉及6大品牌參與競爭,并取得了68%的節資率,中國銀聯究竟是如何通過采購,來實現企業的經營價值?

回歸采購本質,做好市場研究。采購的本質就是選擇,這里的選擇不是由需求部門或者采購部門制定的,而是通過擴大競爭實現的。該項目的需求是:由1家供應商根據已明確的業務需求及工作量,確定機器人單價及業務實施的單價,同時需求部門還希望如果業務實際需要發生變化,供應商可以靈活根據實際需求提供相關服務。

采購部門結合項目實際情況,為了擴大有效競爭,在項目受理初期,不把該項目做成協議定點采購項目,而是作為常規項目,通過國內公開招標方式選擇1家主選供應商,在明確總報價的前提下,讓供應商分批據實供貨。為了解決需求部門擔心選擇的供應商萬一出現產品及后續履約問題,因此又選擇了1家供應商作為備選服務商,在主選供應商無法正常履約時為銀聯提供服務。

學會尋找采購過程中的困難,并想辦法去解決。困難就藏在需求中,以這個項目為例,當初需求部門提交采購需求時就要求機器人單價報價,并根據單價進行結算。另外需求中有時往往還隱藏著潛在、深層次的內容,需要采購經理去發掘,那么如何將合理的需求通過符合采購規則的語言表達,以及如何發掘隱藏需求,是采購經理們常常遇到的困難,這就需要采購經理與需求部門就具體采購需求進行反復溝通協商,盡可能擴大需求的開放性,盡最大努力吸引較多的供應商參與項目競爭。

就這個項目而言,采購經理對采購需求進行了適當的修改,例如在招標文件中明確規定該項目的詳細測試方案,而有資格參與測試的供應商,則是根據招標結果,推薦1-3位中標候選人,并標明次序,按照招標文件規定的測試方案進行測試,測試通過的,方能成為中標候選人。而測試方案及說明要求作為采購工作最重要的閉環節點,應更加詳實和透明。

如,在測試方案中,明確測試報告的主體至少包括測試操作安排、測試情況記錄,測試結論以及測試時間、地點、參與人員等內容。測試報告中應明確供應商是否通過測試。相關組織方依據測試結果確定成交供應商或繼續組織測試。如果出現全部推薦供應商均未通過測試的情形,應組織原評審機構重新進行評議,提出處理意見。

面對新型采購,要利用好工具,做好市場研究。這里所說的工具就是采購計劃和測試方法。應該最大限度發揮好采購計劃的指導意義,早做準備。比如該項目在提交正式采購需求之前,如有計劃的指導,就可以早做安排,時間節點拉長之后,無疑測試涉及的品牌或代理商的范圍就會擴大,如果前期市場上的品牌或代理商都能參加測試,那么后續采購就可以刪除接下來的測試環節,因此利用好采購計劃,就可將采購相關的步驟前置,一定程度上提升采購效率。

相信每位采購經理都有一套自己的市場研究方法,比如說通過互聯網進行查閱,還可以利用供應商找尋其競爭對手,也可以尋求同業機構的幫助等等。而做好市場研究的目的,一方面是指導采購經理理解需求,另一方面是結合市場實際行情,進行采購語言的輸出,而最直觀的表達方式就是科學地確定采購文件。

(作者單位:中國銀聯集中采購管理辦公室)





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責任編輯:LIZHENG

本文來源:中國政府采購報第875期第4版
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